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I
Vantaggi del Servizio
I costi elevati d’affitto dei locali, consigliano
di sfruttare ogni metro quadrato disponibile nel modo più
razionale possibile.Una significativa percentuale di questo
spazio vitale è, generalmente, occupata dall’archivio,
inteso come spazio fisico finalizzato alla conservazione
dei documenti necessari per lo svolgimento dell’attività.
Il fatto che, generalmente, si consideri irrinunciabile
l’archivio cartaceo spinge a cercare altrove il risparmio
di spazio. Ecco allora che si vedono sempre più di
frequente uffici con troppe scrivanie, spesso anche queste
ultime di dimensione inferiore alle reali necessità,
e spazi vitali sacrificati. Interroghiamoci su quali vantaggi
potremmo avere dal liberare, in questi stessi uffici, gli
spazi occupati dagli scaffali, dagli armadi o addirittura
dalle stanze che hanno solamente il ruolo di contenere carta.
Se, infatti, i documenti che noi archiviamo, ricerchiamo
o utilizziamo quotidianamente in forma cartacea fossero
ugualmente fruibili in una forma meno “dispendiosa”
in termini di spazio, ne trarremmo dei vantaggi enormi da
un punto di vista pratico.
Sgomberiamo subito il campo da un concetto che crea spesso
motivi di fraintendimento: la carta non deve essere fisicamente
eliminata, ma semplicemente spostata in collocazioni che
siano economicamente o logisticamente più vantaggiose.
Se non c’è la necessità di utilizzare
i documenti originali (salvo eventuali obblighi di produrli
a fronte di verifiche fiscali o di dibattimenti giudiziari),
una loro collocazione in sedi “alternative”
potrebbe consentire risparmi economici anche rilevanti.
Si pensi, ad esempio, ai vantaggi che ne trarrebbero gli
uffici laddove potessero liberare i loro magazzini preposti
alla conservazione del cartaceo. Lo spazio risparmiato potrebbe
essere utilizzato in modo tale da abbatterne i relativi
costi di gestione e/o adeguamento continuo alle normative
di sicurezza. Il problema è, ovviamente, tanto più
sentito quanto più grande è l’archivio
e, quindi, quanto più grande è la struttura.
Tuttavia il valore che ogni azienda può ricavare
dalla risoluzione di tale problema, è sicuramente
degno di nota e di approfondimenti. A tale scopo Ciscra
ha realizzato un sistema d’offerta in grado di recepire
l’esigenza del cliente e di concretizzarla in un servizio
rispondente alle sue effettive necessità: attraverso
studi analitici si convengono con il cliente le migliori
modalità di espletamento del servizio , tali per
cui si ottenga il risparmio desiderato attraverso modalità
operative affidabili, efficienti e garantite generando di
fatto i vantaggi di seguito elencati:
Sul versante logistico, è possibile:
• ridurre gli spazi destinati all’archivio
• non è più necessario realizzare spostamenti
di documentazione cartacea
• la conservazione dei documenti è più
sicura e più facilmente reperibile
Dal punto di vista economico sarà
possibile:
• ridurre i costi legati alla gestione
cartacea dei documenti
• riqualificare il personale prima addetto al trattamento
dei dati cartacei
STATISTICHE:
• Un documento mediamente viene duplicato,
fisicamente o elettronicamente, da 9 a 11 volte, con un
costo di circa 18 Euro.
• Il costo medio di un documento
per la sua archiviazione fisica è di circa 20 Euro
(il 25% del suo costo è dovuto al tempo per raggiungere
l’archivio fisico).
• Recuperare un documento archiviato
erroneamente costa circa 120 Euro; il 3,5% dei documenti
sono archiviati erroneamente oppure sono perduti.
• Il costo di ri-chiamata di un cliente
è 4 volte il costo della risposta data con una singola
chiamata telefonica.
Chi lavora con “le informazioni”
spende in media il 20-30% del proprio tempo nel gestire
informazioni basate sui documenti cartacei.
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