Servizio stoccaggio documenti cartacei


L’Operatività del servizio stesso è basata sullo stoccaggio cartaceo della documentazione attraverso i passaggi di seguito elencati e può essere abbinato in opzione al servizio di digitalizzazione:

1) Ritiro della documentazione presso la sede della banca e/o sulle filiali e successivo trasporto assicurato verso i magazzini Ciscra.

Il ritiro presuppone, in opzione, la fornitura di scatole integre, se non già presenti, al fine di ottimizzare l’apertura delle stesse in fase di ricerca.
Questa fase è correlata alla presa in carico dell’ archivio del cliente che consiste nell’ apposizione su ogni singola scatola prelevata e sigillata ,di un’ etichetta indicante i documenti contenuti nel contenitore congiuntamente ai dati univoci e identificativi necessari per il successivo reperimento dell’ unità di archivio.
Le scatole ,in questa fase , sono in ordine: numerate, collocate su pallet appositi e censite all’ interno del sistema elettronico di consultazione che viene rilasciato alla banca. Tale sistema consente di conoscere l’esatta ubicazione che avranno i propri documenti all’ interno del nostro magazzino e successivamente le movimentazioni effettuate sui documenti stessi: il sistema viene rilasciato al termine della fase di presa in carico.
Tale attività puo’ essere riferita tanto alla sola documentazione pregressa quanto a quella che con cadenza settimanale/mensile/annuale puo’ accumularsi richiedendo quindi ritiri programmati da parte del nostro personale nelle tempistiche concordate con il cliente.

2) Arrivo della documentazione nei nostri magazzini.

Una volta trasportate le scatole nel nostro magazzino , le stesse vengono collocate in aree di magazzino codificate e univoche per cliente costituendo le cosiddette unità di archivio. I nostri magazzini sono dotati dei sistemi antifuoco, antintrusione , antiscasso e sono allarmati e vigilati: le scatole sono quindi conservate in ambiente deumidificato e depolverizzato e sono aperte solo ed esclusivamente su richiesta del cliente.
L’ accesso ai magazzini stessi è controllato ed è consentito soltanto al personale autorizzato e sempre comunicato al cliente. L’ organizzazione è rispondente alle vigenti norme sulla privacy relative al trattamento dei dati sensibili. (D. Lgs. N° 196 del 30/06/2003)

3) Ricerche dei documenti e livello di servizio garantito.

Le ricerche dei documenti avvengono in modo semplice attraverso pochi e semplici passaggi.
Il cliente in possesso del software di consultazione ricerca i propri documenti ed è già in grado di chiederci esattamente il reperimento del documento x conservato nella scatola z. A quel punto il nostro personale provvederà all’ apertura della scatola, alla ricerca del documento indicato e alla successiva evasione dello stesso a mezzo fax/mail in tempi garantiti (48 ore dalla richiesta) La movimentazione viene tracciata dal sistema e la scatola viene risigillata ad avvenuta conferma di ricezione da parte del cliente. Lo stesso tipo di servizio viene erogato per la consegna di documenti cartacei originali di immediata necessità: il nostro personale provvederà alla spedizione a mezzo corriere dei documenti richiesti e sarà successiva cura della banca la restituzione degli stessi per il ricollocamento nella scatola di competenza.

4) Distruzione Certificata

Viene effettuata ,in opzione, la distruzione della documentazione cartacea eccedente i dieci anni obbligatori di conservazione e viene redatto e rilasciato apposito verbale per ogni pallet distrutto.